مجامع عمومی ساختمان
در مورد مجامع تصمیم گیرنده در آپارتمانها چند نوع مجمع قابل تصور است:
۱- مجمع عمومی نخستین
۲- مجمع عمومی عادی
۳- مجمع عمومی فوق العاده
که ذیلاً به بررسی هر یک و صلاحیت آنها خواهیم پرداخت.
مجمع عمومی نخستین
در خصوص این مجمع در قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه اجرایی آن صحبتی به میان نیامده است اما ناچاراً باید اولین مجمع عمومی را که مطابق مواد ۶ و ۷ آیین نامه تشکیل میشود را مجمع عمومی نخستین نامید. مادۀ ۵ آیین نامه اجرایی مقرر داشته است: در صورتی که تعداد مالکین از سه نفر تجاوز کند. مجمع عمومی مالکین تشکیل میشود. «دونوع تفسیر از این ماده میتوان استنباط نمود: اول آنکه تنها ساختمان هایی مشمول قانون تملک آپارتمانها هستند که تعداد مالکین آنها از سه نفر تجاوز کند. دوم تنها ساختمان هایی که تعداد مالکین آن از سه نفر متجاوز است مکلف به تشکیل مجمع عمومی هستند اما به هر حال مشمول مقررات قانون تملک آپارتمان ها قرار میگیرند. باید گفت مادۀ ۵ آییننامه استنباط نخست را تقویت میکند اما اگر مادۀ ۸ قانون تملک آپارتمان ها مورد توجه قرار میگیرد متوجه می شویم که نظر دوم صحیح است: مادۀ ۸ مزبور چنین بیان داشته است: در هر ساختمان مشمول مقررات این قانون در صورتی که عده مالکین بیش از سه نفر باشد مجمع عمومی مالکین مکلفند مدیر یا مدیرانی از بین خود یا از خارج انتخاب نمایند …» آنچه که از این ماده برداشت می شود آن است که تمام ساختمان هایی که بیش از سه مالک دارند مکلف به تشکیل مجمع عمومی و انتخاب مدیر یا مدیران هستند.
نکته دیگر آن است که منظور قانونگذار از کلمه «مالک» مالک هر واحد است. بنابر این چنانچه ساختمانی تک واحدی دارای چند مالکیت مشاع باشد مشمول مقررات مادۀ ۸ قانون نخواهد بود.
جهت تشکیل مجمع عمومی باید از مالکان برای حضور در جلسه دعوت به عمل آید. اما قانونگذار قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه اجرایی آن در این خصوص ترتیبی را معین نکرده است. به هر حال این دعوت می تواند از طریق نصب اطلاعیه بر روی تابلوی اعلانات ساختمان و یا ارسال دعوتنامه به وسیله پست سفارشی انجام شود. همچنین چه فضایی از مالکان جهت دعوت از سایر مالکان برای شرکت در جلسۀ اول کفایت میکند هم بحثی به میان نیامده است. به هر ترتیب از آنجا که دعوت از مالکان و حضور ایشان در جلسه عمومی، تنها راه برای ابراز نظرات ایشان است، اگر این جلسه با ترکیبات قانونی و یا توافقی اعضا (اساسنامه) صورت نپذیرد فاقد اعتبار است. در دعوتنامه، باید مواردی همچون زمان جلسه، دستور جلسه و مکان جلسه حتماً قید شود. با اینکه در قانون در خصوص لزوم ذکر موارد فوق نصی وجود ندارد اما به راحتی با توجه به عرف لزوم آن احساس میشود چرا که ممکن است مالکی، به موضوع و دستور یک جلسه علاقه ای نداشته باشد و تصمیم بگیرد در آن جلسه شرکت نکند. اما اگر علاوه بر دستور آن جلسه، مجمع در خصوص موارد دیگر نیز اتخاذ تصمیم نماید حق آن مالک تضییع گشته و ناگزیر باید قائل به بطلان آن تصمیم باشیم. مادۀ ۶ آیین نامه اجرایی مقرر میدارد: زمان تشکیل مجمع عمومی مالکین اعم از عادی یا فوقالعاده در مواردی که توافق نامه ای بین مالکین تنظیم نشده است به موجب اکثریت مطلق آرای مالکینی خواهد بود که بیش از نصف مساحت تمام قسمت های اختصاصی را مالک باشند و در صورت عدم حصول اکثریت مزبور، زمان تشکیل مجمع عمومی با تصمیم حد اقل سه نفر از مالکین تعیین خواهد شد.
با توجه به ماده فوق اگر نامه ای بین مالکین در خصوص زمان تشکیل مجمع عمومی شده باشد آن توافقنامه و قرارداد مقدم بر قانون است. واضح است که این جلسه مجمع عمومی عادی» نیست بلکه جلسه مقدماتی جهت تعیین زمان تشکیل مجمع عمومی است. در صورت عدم وجود توافق نامه، زمان تشکیل مجمع عمومی با موافقت کسانی که بیش از نصف مساحت تمام قسمت های اختصاصی را مالک اند، تعیین خواهد شد حتی اگر اکثریت عددی را دارا نباشند. لیکن اگر این نصاب حاصل نشد موافقت حد اقل سه نفر از مالکین برای این امر کفایت میکند.
مجمع عمومی عادی
پس از تعیین زمان جلسه عمومی و اعلان آن به مالکین از طریق تابلو اعلانات و … مجمع عمومی تشکیل میشود. با توجه به مادۀ ۷ آیین نامه اجرایی: «در اولین جلسه مجمع عمومی ابتدا رئیس مجمع انتخاب خواهد شد. و سپس در همان جلسه مدیر یا مدیرانی از بین مالکین و یا اشخاص خارجی انتخاب می شود. مجمع عمومی مالکین باید لااقل هر سال یک بار تشکیل شود»
مجمع عمومی عادی ممکن است در موارد خاصی به طور فوق العاده نیز تشکیل شود، باید گفت مجمع عمومی عادی صلاحیت تصمیم در هر مورد دو مسأله را جزء آنچه که صراحتاً طبق قانون در اختیار مجمع عمومی فوق العاده است دارد. با توجه به مادۀ ۷ آیین نامه در اولین جلسۀ مجمع عمومی، رئیس مجمع و مدیر یا مدیران انتخاب خواهند شد. وظیفۀ رئیس مجمع ادارۀ جلسات و ایجاد نظم در مذاکرات و تنظیم صورتجلسه و امضاء آن و البته نظارت بر انتخاب مدیر یا مدیران می باشد. وظیفه رئیس مجمع ادارۀ جلسات و ایجاد نظم در مذاکرات و تنظیم صورتجلسه و امضای آن و البته نظارت بر انتخاب مدیر یا مدیران است. اصولاً در صورتجلسه، تاریخ، محل و زمان تشکیل جلسه، دستور جلسه، تعداد شرکت کنندگان و آراء حاصله و نتیجه و در نهایت خلاصه ای از مذاکرات قید میشود.
با استناد مادۀ ۱ قانون ۴ آیین نامه: «مدیر یا مدیران مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی می باشند.» در واقع مدیران بازوی اجرایی جهت اجرای تصمیمات مجمع عمومی بوده . خود حق اتخاذ تصمیمات اساسی و مهم را ندارند. تعداد مدیران انتخاب شده باید فرد باشد تا نتیجه تصمیم گیری ها به علت تساوی آراء مبهم نماند. همچنین مدیر یا مدیران حتماً نباید از مالکین باشند بلکه می توانند افرادی خارج از ساختمان نیز به این سمت برگزیده شوند، برای رسمیت داشتن جلسهای که در آن مدیران و رئیس مجمع مشخص میشوند باید مالکینی که بیش از نصف مساحت تمام قسمت های اختصاصی را دارا میباشند و یا نماینده قانونی آنها در جلسه حضور داشته باشند (مادۀ ۸ آیین نامه)در غیر این صورت اتخاذ تصمیم و انتخاب مدیر یا مدیران فاقد وجه قانونی است و در صورت انتخاب این صورت جلسه قابل ابطال است. در حالتی که در جلسه اول حد نصاب مقرر در مادۀ ۸ حاصل نشود مطابق با تبصره مادۀ مزبور جلسه به پانزده روز بعد موکول خواهد شد و همان حد نصاب اولیه ملاک خواهد بود. حال اگر در جلسه دوم نیز این اکثریت حاصل نیامد، در جلسه بعدی که پانزده روز بعد تشکیل خواهد شد حد نصاب تغییر خواهد کرد و انتخاب مدیر یا مدیران و رئیس مجمع با اکثریت عددی حاضرین انجام خواهد گرفت. مستنداً به مادۀ ۹ آییننامه حضور در جلسات عمومی قائم به شخص مالک نیست و مالک میتواند به شخص دیگری جهت حضور در این مجامع اعطای نمایندگی کند. ماده مزبور اعلام داشته است: «کسی که به عنوان نماینده یکی از شرکا تعیین شده باید قبل از تشکیل جلسه مجمع عمومی وکالت نامۀ معتبر خود را به مدیر یا مدیران ارائه نماید.» سؤال این است که آیا وکالت نامه مزبور، حتماً باید وکالت نامۀ رسمی باشد؟ به نظر ما باید به اطلاق کلمه نماینده رجوع نمود، چرا که وکیل مصداقی از نماینده است. بنابراین هر شخصی با در دست داشتن گواهی یا وکالت نامه ای که مؤید نمایندگی وی از سوی مالکی باشد می تواند در جلسات حضور داشته باشد و به قائم مقامی اصیل (مالک) در اتخاذ تصمیم مشارکت نماید. معتبر بودن وکالت نامه باید به تأیید مدیر یا مدیران برسد و این صلاحیت از سوی قانونگذار به مدیران داده شده است. همچنین در مواقعی که مالک آپارتمانی یک شخص حقوقی مانند شرکت، مؤسسه و … است، این اشخاص جهت حضور در جلسات باید شخصی را به عنوان نماینده معرفی نمایند. (تبصره مادۀ ۹ آیین نامه) همانطور که پیش از این متذکر شدیم ملاک حضور در جلسات و اتخاذ تصمیم در قانون تملک آپارتمان ها، اشخاص نیستند بلکه هر واحد آپارتمانی است. به همین علت است که مادۀ ۱۰ آییننامه حضور تنها یک شخص را در صورت مالکیت مشاع یک واحد آپارتمانی، و در جلسات مجاز شناخته است. مادۀ ۷ قانون تملک آپارتمان ها از طرف خود یک نفر را برای شرکت در مجمع عمومی انتخاب و معرفی نمایند. در خصوص مادۀ فوق الذکر چند نکته اهمیت دارد: ۱- مالکین چنین آپارتمانی باید تشکیل جلسه داده و رأی اکثریت عددی نسبت به تمام مالکین آپارتمان راجع به معرفی نماینده به مجمع عمومی مالکین مشاع آن آپارتمان نباشد. ۲- چنانچه تعداد مالکین حاضر در جلسه اول کمتر از ثلث تمامی مالکین آپارتمان مزبور باشند، مالکان آپارتمان تجدید دعوت خواهند شد ودر این جلسه تصمیم اکثریت مالکان ولو اینکه کمتر از تمامی مالکان نیز باشند، نسبت به همۀ مالکین آپارتمان مذکور معتبر خواهد بود.