اساسنامه مجتمع مسکونی همراه شهر
اساسنامه مجتمع مسکونی همراه شهر
ماده یک: مشخصات
مجتمع مسکونی همراه شهر مشتمل بر 692 واحد مسکونی ، 14 واحد تجاری، پارکینگ‌های مازاد و ساختمان الحاقی که مالکیت آن مربوط به موسسه رفاهی در شش بلوک (دو بلوک 13 طبقه، دو بلوک 21 طبقه و دو بلوک 24 طبقه) واقع در تهران - منطقه 22 – اتوبان شهید خرازی- بعد از ایران مال – بلوار اردستانی – ضلع شمال غربی تقاطع دانش، اردستانی با همت مسئولین و مدیران شرکت ارتباطات سیار ایران و موسسه خدمات رفاهی کارکنان همراه اول در سال 1397 تکمیل و جهت بهره برداری در اختیار مالکین قرار گرفت.
با عنایت به اینکه نگهداری بناها و تاسیسات عمومی و همچنین سکونت در مجتمع‌های مسکونی بلند مرتبه و انبوه، مستلزم رعایت موارد قانونی و توجه و دقت خاص مالکین و ساکنین میباشد فلذا با بررسی‌های همه جانبه و انجام بهینه کاوی موارد مشابه، اساسنامه حاضر به شرح زیر تهیه و به تصویب مجمع عمومی مجتمع رسیده وتمامی مفاد و مندرجات آن ازسوی همه ذینفعان لازم الاجرا میباشد.
ماده دو - تعاریف
1-2 - مجتمع فوق الذکر به نام " مجتمع مسکونی همراه شهر " میباشد، این مجتمع مطلقاً غیرانتفاعی بوده و از اجتماع مالکین آپارتمانها و واحدهای تجاری تشکیل می گردد.
2-2 – ارکان مجتمع: شامل مجمع عمومی مالکان، هیات مدیره، مدیریت مجتمع و هیات داوری میباشد.
3-2- مجمع عمومی عادی مجتمع: متشکل از کلیه مالکین مجتمع یا نمایندگان تام الاختیار ایشان میباشد که هرسال یکبار ازطریق پورتال و با اعلام قبلی هیأت مدیره برگزار میگردد و با ثبت نام اکثریت نسبی (50%+1=354نفر) مالکین رسمیت می‌یابد. در صورت عدم حصول اکثریت مندرج در این ماده مجمع برای حداقل 3 روز و حداکثر یک هفته بعد تجدید خواهد شد و با ثبت نام حداقل یک سوم از اعضا رسمیت خواهد داشت و تصمیمات مجمع عمومی با تصویب اکثریت عده حاضر معتبر است.
4-2- مجمع عمومی فوق العاده: بنا به ضرورت و اعلام علت برگزاری و به درخواست کتبی بیش از 20 درصد از مالکان (حداقل 140نفر) - یا بازرس و یا حداقل چهار عضو از اعضاء هیئت مدیره برگزار میگردد.
5-2- پورتال مجتمع: درگاه اختصاصی مالکان و ساکنان مجتمع درفضای مجازی میباشد که دارای نشان امنیت و مجوز از مراجع قانونی بوده و به منظور تسهیل و تسریع در ارایه خدمات رفاهی و پشتیبانی فنی، اطلاع رسانی مستمر، پیگیری پیشنهادات وانتقادات، دسترسی به آخرین اطلاعات واسناد مالی و مصوبات هیات مدیره، ثبت و پیگیری درخواست‌های ساکنان، امکان برگزاری انتخابات و نظرسنجی‌ها، ایجاد بستر مناسب جهت پیاده‌سازی فرآیندها و دستورالعمل‌های اداری و مالی و جایگزین روش برگزاری مجمع‌های عمومی و فوق العاده حضوری میباشد.
تبصره 1 – عضویت درپورتال مجتمع حق قانونی مالکان واحدها، اعم از مسکونی و تجاری بوده و هیچ شخصی مجاز به لغو عضویت و یا اخراج اعضا از پرتال نمی‌باشد مگر به موجب انجام عمل و رفتار مغایر با مندرجات اساسنامه و قوانین جاری کشورکه با اقدام هیات مدیره منجربه صدورحکم مقام قضایی گردد.
تبصره 2- ثبت وضبط مشخصات مالکان و ساکنان شامل مشخصات صفحه اول شناسنامه، کدملی، نشانی کامل واحد، شماره پارکینگ، شماره انباری، شماره تلفن ثابت، شماره تلفن همراه که بنام ساکن ثبت شده و در سیستم پورتال الزامی میباشد لیکن دسترسی و بهره‌برداری از امکانات سیستم پورتال منوط به ثبت نام و پذیرش شرایط از سوی درخواست کننده میباشد و انتقال عضویت تنها ازطریق تغییر مالکیت و یا قراردادهای قانونی امکان پذیر میباشد و براساس الزامات طراحی سیستم امکانات ودسترسیهای مالکان مستقل ازغیرمالکان میباشد.
تبصره 3 - باعنایت به شرایط مجوزهای صادره و الزامات اخذ شده درگاه پورتال مجتمع جنبه رسمی و قانونی داشته و اعضای آن در برابر اظهارات و مندرجاتی که درمحیط پرتال منتشر می‌نمایند مسئولیت قانونی دارند و به همین منظورمی‌باید درحفظ و صیانت از نام کاربری و رمزعبورخود نهایت دقت را به عمل آورند.
6-2- هیات مدیره : هیات مدیره دارای 7 عضو اصلی و6 عضو علی البدل میباشد که از هربلوک یک نفر عضو اصلی و یک نفر عضو علی البدل از بین کاندیداهایی که دارای بیشترین رای میباشند از طریق برگزاری انتخابات توسط مالکان هر بلوک و یا نمایندگان قانونی آنها منصوب میگردد، بعلاوه یک نفر نماینده مجموعه تجاری نیز از طریق برگزاری انتخابات توسط مالکان تجاری و یا نمایندگان قانونی ایشان منصوب می‌گردند. جلسات هیات مدیره حداکثر هر 15 روز یکبار تشکیل خواهد شد و در صورت لزوم جلسه فوق‌العاده بنا به درخواست کتبی 4 نفر از اعضای هیات مدیره یا رئیس هیات مدیره و یا بازرس تشکیل خواهد شد.
تبصره 4 – مدت ماموریت اعضای هیات مدیره 2 سال تمام میباشد و شرط مالکیت و سکونت درمجتمع در طول زمان تصدی مسئولیت جزو لاینفک شرایط عضویت در هیات مدیره میباشد به استثنای نماینده بخش تجاری که با نامه کتبی مالکان بخش تجاری به هیات مدیره معرفی میگردد.
تبصره 5- درصورت فوت، عزل، نقض شرط سکونت به هر دلیل ویا استعفای هریک از نمایندگان و یا غیبت در 8 جلسه غیر متوالی و یا 4 جلسه متوالی، عضو علی البدل از بین کاندیداهایی که حائز بیشترین رای گردیده اند، بلافصل جایگزین عضو اصلی میگردد. درخصوص نماینده بخش تجاری بلافاصله باید نماینده دیگری کتباً از سوی مالکان بخش تجاری معرفی گردد.
در صورتی که عضو علی البدل شرایط عضویت در هیئت مدیره را نداشته باشد میبایست مجددا در بلوک مذکور فرآیند انتخابات برای تعیین عضو اصلی و علی البدل برگزار گردد.
تبصره 6 – جلسات هیات مدیره با حضورحداقل 5 نفر از اعضاء رسمیت یافته وتصمیمات با تایید 4رای به تصویب خواهد رسید.
تبصره 7 - ترکیب هیات مدیره شامل یک نفر بعنوان رئیس هیئت مدیره، یک نفر بعنوان نایب رئیس و یک نفر بعنوان خزانه دار و 4 نفر عضو هستند که در اولین جلسه هیئت مدیره با رای اعضای هیات مدیره تعیین خواهند شد.
تبصره8 – هیات مدیره می‌تواند یک نفر را به عنوان دبیر هیات مدیره از خارج از اعضاء هیات مدیره با رای اکثریت اعضاء هیات مدیره بعنوان دبیر هیات مدیره و بدون حق رای منتصب نماید بعنوان مسئول دبیرخانه هیات مدیره.
تبصره9 –اعضاء ذیحساب هیات مدیره میبایست 3 نفر شامل رئیس هیات مدیره، نایب رئیس هیات مدیره و خزانه دار میباشد، که پرداخت‌ها با امضاء 2 عضو از 3 عضو معتبر میباشد.
تبصره 10- هیات مدیره موظف است تمام مصوبات خود را از طریق پورتال و یا سایر کانال های اطلاع رسانی مورد تائید هیات مدیره به اطلاع مالکین برساند و فقط مصوباتی قابلیت اجرا دارند، که به اعلام عمومی رسیده باشد. بجز مواردی که با حرمت و آبروی افراد حقیقی مرتبط میباشند و تشخیص انتشار آن میبایست با نظر اکثریت اعضاء هیات مدیره صورت پذیرد.
7-2- بازرس: اعضای مجمع عمومی از بین کاندیداهای سمت بازرسی که مالک بوده و درمجتمع ساکن میباشد یک نفر را به عنوان بازرس اصلی و یک نفر را به عنوان بازرس علی البدل که حائز بیشترین رای گردیده‌اند، انتخاب می‌نمایند. مدت ماموریت بازرس یک سال تمام میباشد.
تبصره 11 - در صورت فوت، عزل، نقض شرط سکونت و یا استعفای بازرس اصلی غیبت در 8 جلسه غیرمتوالی و 4 جلسه متوالی بازرس علی البدل بلافصل جایگزین وانجام وظیفه مینماید.
در صورتی که عضو علی البدل شرایط عضویت در سمت بازرس را نداشته باشد میبایست مجددا در مجتمع فرآیند انتخابات برای تعیین بازرس اصلی و علی البدل برگزار گردد.
8-2- هیات داوری : دارای 7 عضو متشکل از 6 نماینده از مالکین و بازرس باحق رای میباشد. ازبین هر بلوک یک نفر به عنوان عضواصلی و یکنفر بعنوان عضو علی البدل به ترتیب از بین کاندیداهایی که حائز بیشترین رای گردیده‌اند توسط مجمع برای مدت 2 سال انتخاب میگردد وجلسات هیات داوری باحضورحداقل 4 نماینده و بازرس هیات مدیره رسمیت می‌یابد. جلسات هیات داوری بنابه درخواست بیش از 20 درصد از ساکنان (حداقل 140نفر) و یا درخواست کتبی بازرس و یا درخواست کتبی حداقل 3 نفر از اعضای هیات مدیره با ذکرعلت درخواست تشکیل میگردد. .
تبصره 12- چنانچه شکایت از شخص بازرس باشد، رئیس هیات مدیره تا پایان مرحله رسیدگی به عنوان جایگزین در هیات داوری، حق حضور و اعلام رای درجلسات را خواهد داشت.
9-2- ساکن: به کلیه افراد مستقر در واحدهای مجتمع اطلاق می‌شود که به یکی از طرق اجاره و یا مالکیت، واحد مسکونی طی قراردادی خاص در تصرف ایشان میباشد.
10-2 قسمتهای مشترک ( مشاعات): قسمت‌هایی از ساختمان و اراضی و متعلقات آنها که به طور مستقیم و یا غیرمستقیم مورد استفاده تمام ساکنین میباشد، قسمتهای مشترک محسوب میگردد و نمی‌توان حق انحصاری بر آنها قائل شد.
قسمت های مشترک مجتمع عبارتند از:
موتورخانه، سالن اجتماعات، لابی ورودی، تابلوهای برق، کنتورها، تلفن مدیریت، نگهبانی و سرایداری‌ها، اتاق‌های سرایداری، دستگاه‌های آسانسور و محل‌های آن، چاه‌های فاضلآب، لول‌‌ها از قبیل (لوله‌های فاضلآب، آب، برق، تلفن، گاز، هواکش‌ها، لوله‌های بخاری)، اسکلت ساختمان، درها و پنجره‌ها، راهروها، پله‌ها، پاگردها، وسایل تأمین کننده روشنایی، تأسیسات مربوط به آسانسورها و محل آنها، محل اختتام پله و ورود به بام، بام، تجهیزات اطفاء حریق، امداد و نجات و کلیه تأسیسات و بناهائی که برای استفاده عموم مالکین و یا حفظ و امنیت مجتمع در آن احداث گردیده‌است، نمای خارجی ساختمان، محوطه ساختمان، حیاط، باغچه‌ها که جنبه استفاده عمومی دارد و در سند اختصاصی نیز ثبت نشده‌باشد.
12-2 - شارژ (هزینه های دوره‌ای) : به مبلغی اطلاق می‌شود که هرسال نسبت به هزینه های جاری مجتمع با تصویب هیات مدیره توسط ساکنین به صورت ماهانه بابت اداره امور مجتمع وتامین هزینه‌های گاز، برق مشترک، آب، تلفن و حقوق کارکنان، هزینه قراردادهای نگهداری تأسیسات وآسانسور و حفاظت و امنیت و نظافت و سایرهزینه‌های نگهداری مشاعات به حساب مجتمع واریز می‌شود.
13-2- شارژمالکانه: مبالغی است که هرساله نسبت به هزینه های مجتمع به منظور تهیه تجهیزات، بهسازی، تامین هزینه تعمیرات سالیانه و هزینه‌های پیش بینی نشده مجتمع، جدا از هزینه‌های دوره‌ای که به تصویب هیات مدیره می‌رسد که پرداخت آن ازسوی مالکان الزامی است.
14-2 – اطلاع رسانی: منبع و ماخذ اصلی و رسمی اطلاعات، اعلانات، نظر سنجی‌ها، مصوبات، قوانین و نتایج انتخابات پورتال مجتمع میباشد. و فقط دبیرخانه هیات مدیره مسئول بروزرسانی ودرج موارد فوق میباشد.
ماده سه - حدود و اختیارات ارکان مجتمع
1-3- حدود واختیارات مجمع :
الف- تصویب اساسنامه و ایجاد هرگونه تغییری در آن
ب- انتخاب اعضاء هیئت مدیره و بازرس وهیات داوری
ج- اتخاذ تصمیمات اساسی نسبت به اداره امور مجتمع و تصمیم به نوسازی و یا بهسازی مجتمع
د- تصویب گزارش مربوط به درآمد و هزینه های سالانه.
ه- تفویض اختیار به هیئت مدیره به منظور انعقاد قراردادهای لازم برای اداره مجتمع وهمچنین اجاره و واگذاری مشاعات ساختمان و کسب درآمد از امکانات مجتمع و ارائه خدمات جانبی
و- در صورت صلاحدید مجمع می‌تواند حسابرس مستقل جهت رسیدگی به حساب‌های مجتمع تعیین نماید.
2-3- حدود اختیارات هیات مدیره :
الف) استخدام و عزل مدیر اجرایی از بین مالکین و مستأجرین مجتمع یا فرد توانمند و با تجربه خارج از مجتمع وهمچنین استخدام پرسنل مدیریتی شامل مدیر مجتمع، دستیار مدیر، حسابدار و در صورت لزوم بکارگیری مشاور
ب) بیمه نمودن تمام بنا به عنوان یک واحد در مقابل آتش سوزی و دستگاه‌های آسانسور و یا سایر تاسیسات در مقابل حوادث
ج) تعیین و تصویب و ابلاغ هزینه‌های مستمر و مخارج متعلق به هر واحد و نحوه پرداخت آن درانتهای سال برای سال آینده
د) تایید و تصویب قراردادهای نگهداری ابنیه و تاسیسات و آسانسورها و نظافت و حراست و امنیت ... وسایر قراردادها وهمچنین تدوین و تصویب شرح وظایف عوامل اجرایی
ه) دفاع از حقوق مجتمع در مقابل اشخاص حقیقی و حقوقی طرف دعوا با حق توکیل به وکلای دادگستری
و) تعیین مسئولین کارگروه‌ها از بین اعضای هیات مدیره وتایید و تصویب واجرای فرایندها وطرح‌ها وپیشنهادات کارگروه‌ها
ز- مطالبه از مدیر مجتمع در خصوص پیگیری مصوبات هیات مدیره و مطالبات قانونی ساکنین
ح- ارائه خدمات مصوب در هیات مدیره به ساکنان و کسب درآمد از مشاعات و امکانات مجتمع با توجه به تفویض اختیار مجمع
3-3- حدود اختیارات بازرس :
الف ) نظارت بر مصوبات و عملکرد هیئت مدیره بر اساس اساسنامه و کار و فعالیت مدیر مجتمع و تهیه گزارش واعلام موارد قصوروتخلف ابتدا بصورت اخطار به هیات مدیره و در ادامه به صورت مکتوب به هیات داوری
ب) بررسی ونظارت برصورت وضعیت دریافت هاو پرداخت ها و اسناد ومدارک قراردادها و تطبیق عملکرد هیئت مدیره با مفاد اساسنامه وفرایندهای اجرایی به صورت مستمر .
ج ) بررسی بیلان و ترازنامه مالی مجتمع وارایه آن به هیئت مدیره و قرار دادن آن در دفتر مجتمع جهت طرح در مجمع عمومی سالیانه، حداقل 2 هفته قبل ازبرگزاری مجمع
د ) شرکت در جلسات هیئت مدیره بدون حق رأی
ه) ارائه گزارشات دوره‌ای یا موردی از عملکرد مدیر مجتمع به هیات مدیره
تبصره 13: در صورتی که تمام اعضای هیات مدیره به غیر از نماینده مجموعه تجاری به هر علتی مستعفی و یا معذور از انجام وظایف قانونی خود باشند، بازرس می‌بایستی حداکثر ظرف 7 روز نسبت به برگزاری مجمع عمومی برای انتخاب اعضای جدید هیئت مدیره در چارچوب اساسنامه اقدام نماید.
4-3- حدود اختیارات مدیراجرایی:
الف ) اجرای مصوبات هیات مدیره در چارچوب اساسنامه وفرایندهای اجرایی
ب ) تایید و نظارت بر حسن انجام فعالیت پیمانکاران و اشخاص حقیقی و حقوقی طرف قرارداد
ج ) به کار گماردن کارکنان، نگهبانان، سرایداران و مستخدمین و نظارت بر فعالیت آنان
د ) حضور و غیاب عوامل اجرایی و بازدید مستمر وتنظیم چک لیست روزانه از تأسیسات و مشاعات بلوکها جهت ارایه گزارش به هیات مدیره و بازرس
ه) اخذ تنخواه و خرید مایحتاج مجتمع وهمچنین اخذ و پرداخت هزینه طرح‌های مصوب ازمحل بودجه تعیین شده
تبصره 14- در صورتی که مدیر مجتمع استعفا و یا به هر علتی از انجام وظیفه معذور گردد، تا انتخاب مدیر مجتمع جدید حداکثر طی 2 هفته، یکی از اعضای هیات مدیره که توسط هیات مدیره انتخاب می‌شود به طور موقت به عنوان سرپرست مدیریت مجتمع انجام وظیفه خواهد نمود.
5-3- حدوداختیارات هیات داوری :
الف ) داوری واعلام رای در خصوص شکایات وگزارشات واصله از 20 درصد مجمع یا بازرس یا 3 نفر از اعضاء هیات مدیره
ب ) صدوراخطاریه مبنی براعلام تخلف ازقوانین ومقررات به طرفیت ارکان مجتمع شامل اعضای هیات مدیره، مدیراجرایی و بازرس.
ج) عزل وابطال اعتبارارکان مجتمع شامل اعضای هیات مدیره، مدیراجرایی و بازرس در اثر تداوم تخلف و عدم توجه به اخطاریه های اول ودوم .
د) ابطال مصوبات، بندهای صورتجلسات، قراردادها، توافقات، واستعلاماتی که مغایر بامفاد و فرایندهای مندرج دراساسنامه ویا قوانین ومقررات جاری کشور باشد.
تبصره 15 – اخطاریه‌ها و آرای صادره از سوی هیات داوری برای تمامی ارکان مجتمع لازم الاجرا است وعدم توجه به آنها به منزله تخلف مضاعف میباشد.
ه ) نظارت برروند انتخابات، تایید صلاحیت کاندیداها، اعلام نتایج انتخابات و رسیدگی و اعلام رای نسبت به شکایات مرتبط با انتخابات.
ماده چهار - فرآیندها
فرایندها درحکم قانون و دستورالعمل اجرایی بوده وهرگونه تصمیم واقدام میباید مطابق مراحل پیش بینی شده درآنها صورت پذیرد .
1-4- فرایند انتخابات : 45 روزقبل ازپایان مدت ماموریت منتخبان به شرح ذیل آغازونتایج طبق شرایط مندرج دراساسنامه میباید حداکثر یک هفته قبل ازپایان مدت ماموریت منتخبان مشخص واعلام گردد .
الف) دور اول :
اعلان دعوت عمومی توسط هیات مدیره درپرتال (3 روز ) – ثبت نام ازداوطلبان ازطریق پرتال ( سه روز) - تایید صلاحیت توسط هیات داوری و اعلام نتیجه اولیه ( دو روز ) – رسیدگی به شکایات و اعلام نتیجه قطعی ( دو روز) – مهلت تبلیغات (یک هفته ) – برگزاری انتخابات ( 3 روز ) – اعلام نتایج اولیه ( 1روز ) – رسیدگی به شکایات واعلام نظردرخصوص روند انتخابات توسط هیات داوری و اعلام نتایج قطعی (2 روز)
در این مرحله، کاندیدایی که موفق به کسب حداقل 50 درصد بعلاوه 1 رای شده باشد، بعنوان برنده انتخابات معرفی میگردد و نفر دوم بعنوان عضو علی البدل تعیین میگردد. در صورت عدم کسب حداقل 50 درصد بعلاوه 1 آراء توسط شرکت کنندگان، دو نفر از کاندیداهایی که بیشترین رای را کسب کرده باشند به دور دوم انتخابات راه میابند.
ب) دور دوم :
در این مرحله، کاندیدایی که موفق به کسب بیشترین رای گردیده، بعنوان برنده انتخابات معرفی میگردد و نفر دوم بعنوان عضو علی البدل تعیین میگردد.
دوردوم انتخابات میباید حداقل 3 روز وحداکثر 10 روز پس ازاعلام نتایج انتخابات دور اول به شرح ذیل برگزار ونتایج قطعی آن توسط هیات داوری اعلام گردد .
تبلیغات ازسوی کاندیداهای راه یافته به مرحله دوم ( 2روز ) - برگزاری انتخابات ( 1روز ) – اعلام نتایج اولیه انتخابات ( 1 روز ) - رسیدگی به شکایات واعلام نظردرخصوص روند انتخابات توسط هیات داوری و اعلام نتایج قطعی (2 روز)
2-4- فرایند اجرایی تصویب پیشنهاد، قرارداد، طرحها و یا پروژه
- تهیه پیش نویس طرح یا پیشنهاد شامل ارایه راهکار دریکی ازجهات کاهش هزینه ویا افزایش درآمد ویا افزایش سطح رضایتمندی ساکنان - برآورد هزینه – زمانبندی -مشخصات فنی – پیش بینی لوازم وتجهیزات - تعدادنفرات وفرایند اجرا توسط مسیول کارگروه
- ارایه طرح به دبیر خانه جهت تعیین وقت جلسه
- تاییدوتصویب طرح در جلسه هیات مدیره
- اخذ استعلام وکشف قیمت توسط کارگروه
- بازگشایی پاکات وتعیین برنده استعلام در جلسه ای متشکل از رییس هیات مدیره - مسیول کارگروه پیشنهاد دهنده -بازرس -مدیر اجرایی وخزانه دار (درصورت عدم حضورهریک ازاعضا دبیرهیات مدیره به عنوان عضوعلی البدل درجلسه شرکت مینماید )
- تصویب بودجه و تایید قراردادتوسط هیات مدیره
- اجرای طرح وپرداخت هزینه طبق شرایط مندرج درقرارداد توسط مدیراجرایی تامرحله پایان طرح وارایه گزارش تکمیلی توسط مسئول کارگروه
3-4- فرایند اجرایی پرداخت خارجی ( پرداخت به پیمانکاران طبق فرایند اجرایی تصویب پیشنهاد، قرارداد، طرحها و یا پروژه)
ثبت درخواست وجه دردبیرخانه -ارجاع به رییس هیات مدیره جهت صدوردستوربررسی واقدام –ارجاع به مدیراجرایی جهت تایید ودستورپرداخت همزمان ارجاع به مسیول کارگروه جهت اطلاع - ارجاع به حسابداری جهت ثبت سندمالی – پرداخت وجه ودریافت رسیدازذینفع -بایگانی مدارک درحسابداری وپایان .
4-4- فرایند پرداخت های داخلی (بالغ بر100میلیون ریال ) :
ارسال نامه درخواست خرید لوازم ویاخدمت به مدیراجرایی توسط متقاضی – اخذ حداقل 3 فقره استعلام قیمت توسط مدیریا عوامل اجرایی – ارجاع مدارک به دبیرخانه – ارجاع به اعضای هیات مدیره جهت اطلاع وتایید – پرداخت هزینه دروجه ذینفع - اخذ فاکتورتوسط مدیریا عوامل اجرایی وتاییدحداقل قیمت – ارسال مدارک به حسابداری جهت ثبت سندمالی وبایگانی مدارک .
5-4- فرایند پرداخت های داخلی (کمتر از100میلیون ریال ) :
درخواست کتبی خرید لوازم وخدمات توسط متقاضی – انجام خرید توسط مدیریا عوامل اجرایی ازمحل تنخواه - تجمیع فاکتورها وتنظیم فرم خلاصه هزینه – ارسال مدارک به حسابداری به همراه درخواست تنخواه مجدد- بررسی وتایید مدارک توسط حسابداری – پرداخت تنخواه دروجه مدیراجرایی
4 – 5 - فرایند اخذ بدهی شارژ دوره ای و بدهی شارژ مالکانه :
مرحله اول، اخطار کتبی به واحد خاطی و ارائه فرصت ده روز برای تسویه بدهی متعلقه .
مرحله دوم، اخطار کتبی مبنی بر قطع سرویس ها و خدمات عمومی مربوط به واحد متخلف در صورت عدم تسویه حساب بدهی.
مرحله سوم -قطع سرویس هاو خدمات مشترک به هر طریق ممکن ، بعلاوه جریمه تا زمان تسویه حساب کامل محاسبه واخذ خواهد شد.
مرحله چهارم – اعلام شکایت به مراجع قانونی ازطریق وکیل واخذ مبلغ شارژوجریمه متعلقه ( 10 درصد بدهی) بعلاوه هزینه دادرسی واستخدام وکیل .
6-4- فرایند ثبت تیکت و انجام خدمات فنی ورفاهی
ثبت تیکت در پرتال توسط واحد متقاضی – ارجاع تیکت به مدیر اجرایی و همزمان به لابی من جهت اطلاع و هماهنگی برای ورود به واحد – ارجاع درخواست به بخش فنی ویا رفاهی مربوطه – ورود عامل اجرایی به واحد با هماهنگی وثبت توسط لابی من– انجام درخواست و ثبت گزارش کار و یا خدمت توسط عامل اجرایی و اخذ تاییدیه انجام خدمت از واحد درخواست کننده – اعلام رضایت مندی وبستن تیکت توسط واحد درخواست کننده
ماده پنج - قوانین و مقررات مالی
1-5 کلیه قراردادها بنام مدیراجرایی به نمایندگی ازمجتمع تنظیم میگردد و متفقا با دو امضای مدیر اجرایی و رئیس هیئت مدیره (و در غیاب ایشان نایب رییس) به همراه مهر مجتمع معتبر خواهد بود.
تبصره 11- پیش نویس قرارداد نهایی باید به امضای حداقل 4 عضو هیات مدیره به عنوان تایید رسیده ودر دبیرخانه ثبت وضبط گردد .
2-5- چک و اسناد تعهد آور متفقا با دو امضای رئیس هیئت مدیره (و در غیاب ایشان نائب رئیس هیئت مدیره) و امضای خزانه دار به همراه مهر مجتمع که به بانک معرفی گردیده معتبر خواهد بود.
3-5 شروع سال مالی مجتمع اول فروردین و انتهای آن آخر اسفند ماه خواهد بود و مدیر مجتمع موظف به صدور برگه تسویه حساب در پایان سال مالی برای هرکدام از واحدها میباشد.
4-5- خرید خدمت و لوازم وتجهیزات مورد نیاز مجتمع و انعقاد هرنوع قرارداد بیش از 100 میلیون ریال ، نیاز به اخذ حداقل سه فقره استعلام بها و تایید حداقل 4 عضو هیئت مدیره دارد. این مبلغ سالانه توسط هیات مدیره تعیین می گردد.
5-5- ساکنان ومالکان موظف به پرداخت شارژ واحدها حداکثر تا هفتم همان ماه میباشند. در غیر این صورت، مبلغی معادل 10 درصد شارژ به صورت روز شمار به عنوان جریمه از تاریخ هشتم همان ماه به آن اضافه خواهد شد. این جریمه به غیر از جریمه مذکور در بخش برخورد با تخلفات میباشد.
6-5 مبلغ هزینه شارژمیباید درابتدای هرسال توسط هیئت مدیره تعیین وازطریق پرتال به ساکنین و مالکین اعلام گردد .
7-5- از آن جا که نگهداری مجتمع هزینه بر است، واحدهایی که کمتر از 3 ماه خالی باشند باید تمامی مبلغ شارژ خود را بپردازند و مالکین واحدهایی که بیش از سه ماه خالی باشند نیز موظف به پرداخت شارژ به میزانی که هیئت مدیره تعیین میکند، خواهند بود. به هر حال این مبلغ نباید از 80 درصد از حق شارژ کامل کمتر باشد.
8-5- مالکین واحدها مکلف به اعلام کتبی تاریخ تخلیه واحد خود به مدیر مجتمع میباشند، در غیر این صورت به واحد مربوطه شارژکامل تعلق میگیرد .
9-5- به منظور تأمین بودجه لازم برای تامین خدمات وتعمیرات اضطراری، مبلغی به عنوان شارژمالکانه توسط هیئت مدیره تعیین میگردد. این مبلغ به عهده مالکان اعم از ساکن وغیرساکن به نسبت مساوی بوده و در صورت استفاده از مبالغ این صندوق باید در اسرع وقت نسبت به تأمین مجدد آن از طریق مالکین اقدام گردد
تبصره12: در مورد تأخیر در پرداخت شارژمالکانه میزان جریمه متعلقه متناسب با هزینه مذکور توسط هیئت مدیره تعیین و اعلام می گردد.
10-5- حداقل موجودی صندوق مالکانه ، هر ساله نسبت به مخارج مجتمع و به پیشنهاد هیات مدیره وتایید توسط مجمع عمومی تعیین میگردد.
11-5- کلیه مالکین و مستاجرین و ساکنین موظفند هرگونه نقل و انتقال و واگذاری واحدها اعم از جابجائی مستاجر، خرید، فروش، و .... را تحت نظر هیئت مدیره و مدیر مجتمع و با پرداخت هزینه های مربوطه که میزان آن همه ساله توسط هیئت مدیره تصویب واعلام خواهد شد انجام دهند. بدیهی است از نقل و انتقالات بدون تایید هیات مدیره درمجتمع جلوگیری خواهدشد .
تبصره 13 : مالکین مکلف به تأمین هزینه های تعمیراتی ساختمان که بیش از موجودی و مانده صندوق مالکین باشد، میباشند.
تبصره 14 : واحدها نمیتوانند از مبالغ موجودی صندوق مالکین به عنوان شارژ یا جریمه های واحد خود استفاده نمایند.
12-5- هیئت مدیره مجتمع باید گزارش عملکرد مالی خود را به تایید وتصویب مجمع عمومی سالانه مجتمع برساند و همچنین گزارش گردش مالی مجتمع را هرسه ماه به اطلاع کلیه ساکنین برساند
5 - 13- اجازه استقرار و یا تخلیه ملک منوط به پرداخت کلیه بدهی ها به مجتمع و دریافت تسویه حساب واحد خود از مدیر مجتمع می باشند.(در صورت عدم دریافت تسویه حساب، اجازه تخلیه ملک توسط مالک و یا مستاجر داده نمی شود)
5 – 14 - میزان مبلغ تنخواه در اختیار مدیر مجتمع توسط هیئت مدیره تعیین میگردد.
5 – 15 - کلیه مبالغ شارژ و سایر درآمد های مجتمع بایستی به حساب بانکی مجتمع واریز گردد.
مستأجرین موظفند کلیه وجوه مربوط به مالکین را در زمان مقرر پرداخت و سپس با مالک واحد خود تسویه نمایند.
5 – 16 - هزینه هایی که از حساب هزینه های شارژ تأمین خواهد شد عبارت است از:
هزینه حقوق مدیر، نگهبانان و سرایداران (براساس قرارداد منعقده ) ، هزینه نگهداری و تعمیر تأسیسات آبی، برقی، گازی، اطفاء حریق و امداد و نجات (در صورتی که به مصرف شخصی نرسیده باشد) ، کنترل های درب ها و آسانسورها، هزینه قبوض آب، برق و گاز مجتمع، هزینه تلفن های مجتمع (که سقف مبلغ قابل پرداخت آن توسط هیئت مدیره تعیین می گردد ، هزینه ملزومات مورد استفاده برای امور سرایداری، بیمه آسانسورها، بیمه آتش سوزی، سمپاشی سالانه، انتشار خبرنامه، تهیه و انتشار فاکتورها، صورت حساب ها و ابلاغیه های هیئت مدیره و سایر موارد دیگر که مربوط به مشاعات مجتمع می باشد)
ماده شش - منابع مالی
بمنظور تامین هزینه های جاری و پیش بینی نشده مجتمع، هیئت مدیره موظف به تامین منابع مالی بشرح زیر می باشد:
الف ) کلیه مبالغی که بعنوان شارژ، هزینه های اسباب کشی، درخواست تعمیرات جزئی دکوراسیون داخلی، هزینه های موردی و ... از ساکنین یا مالکین دریافت می گردد.
ب ) مبالغی که بعنوان حق الزحمه تنظیم قرارداد اجاره ، نقل و انتقال و .... و هم چنین مبالغ دریافتی بابت مجوز های صادره از مالکین و ساکنین اخذ می شود.
ج ) مبالغی که از محل اجاره سالن اجتماعات و سایر مشاعات در اختیار هیات مدیره از استفاده کنندگان دریافت می شود.
ماده هفت - برخورد با تخلفات
1-7 هیئت مدیره مکلف است در مقابل شکایات کتبی، حداکثر ظرف مدت یک هفته اقدام و نتیجه را کتباً به اطلاع شاکی برساند.
2-7- مدیر مجتمع مکلف است با ساکنانی که از بدهی آنان بیش 1 ماه گذشته باشد برابرفرایند اخذ شارژ برخورد نماید:
مرحله اول، اخطار کتبی به واحد خاطی و ارائه فرصت ده روز برای تعیین وضعیت بدهی خود.
مرحله دوم، اخطار کتبی مبنی بر قطع سرویس ها و خدمات عمومی مربوط به واحد متخلف ظرف مدت ده روز در صورت عدم تسویه حساب بدهی.
تبصره 15: در صورت قطع سرویس های خدماتی ، جریمه تا زمان تسویه حساب کامل لحاظ خواهد شد هیئت مدیره موظف است نسبت به اخذ هزینه های ناشی از خسارات وارده از طرف ساکنین به مشاعات ساختمان از واحد متخلف اقدام نماید.
3-7- هیئت مدیره موظف است نسبت به برخورد با ساکنینی که مفاد اساسنامه مجتمع و اصول اخلاقی زندگی آپارتمان نشینی را رعایت نمی نمایند، برحسب مورد، با ارسال 2 نوبت اخطاریه وسپس از طریق مراجع قضایی اقدام نماید.
ماده هشت - استفاده از مشاعات
1-8- توقف هرنوع وسیله نقلیه در مشاعات و در محل پارکینگ دیگران ممنوع میباشد مگر با اطلاع و ارائه مجوز کتبی مالک پارکینگ به مدیر مجتمع . درصورت مشاهده و اعلام شکایت توسط حراست برروی خودرو متخلف اخطاریه و قفل چرخ نصب خواهد شد و خودرو مشمول پرداخت جریمه به مبلغ 000/1500 ریال میگردد .
2-8- تعمیر، سرویس و شستشو خودرو و موتورسیکلت در محوطه مجتمع و پارکینگ ها ممنوع میباشد ومتخلف مشمول پرداخت جریمه به مبلغ 000/1500 ریال میگردد .
3-8- در صورتی که خودرو هر کدام از ساکنین دچار ایراد فنی و روغن ریزی باشد، نظافت آلودگی ایجاد شده بر عهده واحد مربوطه است. در صورت عدم انجام واحد مربوطه، مدیر مجتمع می تواند موضوع را انجام داده و هزینه آن را از واحد مربوطه اخذ نماید.
4-8- با توجه به محدود بودن جریان هوا در محیط پارکینگ، گرمکردن و روشن نگه داشتن خودرو در محل پارکینگ ممنوع میباشد.
5-8- کلیه ساکنین فقط ملزم به استفاده از انباری خود بوده و قرار دادن وسائل در مسیر مشاعات و انباری ها ممنوع می باشد.
6-8 - هر بلوک دارای یک واحد سالن اجتماعات در طبقه همکف بوده که جهت استفاده ساکنین می باشد. چگونگی استفاده و میزان حق الاجاره برابر دستورالعملی است که توسط هیئت مدیره مصوب و ابلاغ خواهد شد.
ماده نه - سایر موارد
1-9- کلیه مالکین موظف هستند برای حفظ امنیت و آسایش همسایگان، بازدید به منظور فروش و یا اجاره واحد خودبا هماهنگی دفتر مدیریت مجتمع اقدام نمایند.
2-9- سرایداران موظف می باشند از ساعت 24 درب های ورودی ساختمان و پارکینگ را قفل نمایند. لذا ساکنین نیز موظفند در صورت تردد از ساعت 12 شب الی 6 صبح حتماً از طریق کارت تردد اقدام نمایند.
3-9- کلیه ساکنین موظفند جهت حفظ آسایش سایرین، از ایجاد سرو صدا هنگام تردد و یا مشایعت میهمانان در راهروها و پارکینگ خودداری نمایند.
4-9- ساعت بازی کودکان در محوطه در فصل تابستان عصرها از ساعت 17 الی 21 و در سایر فصول از ساعت 16 الی 18 تعیین گردیده است.
5-9- بازی کردن کودکان در پارکینگ ها، پاگردها، راه پله ها و فضای سبز و بازی توپی در محوطه اکیدا ممنوع می باشد.
6-9- انجام تعمیرات داخل واحدها ( بجز مواردی که امکان ایجاد خسارت به واحدهای مجاورویا مشاعات باشد ) و منوط به ا ستفاده از دریل و مته، چکش کاری وسایل ایجاد کننده آلودگی صوتی در مجتمع می با شد، قبل از ساعت 9 صبح و بعد از ساعت 18روزهای عادی وکلا درایام تعطیل عمومی ممنوع میباشد.
7-9- حمل و نگهداری حیوانات در مشاعات مجتمع تحت هر عنوان برای ساکنین و میهمانان ممنوع می باشد و در صورت شکایت همسایگان از واحدی که با نگهداری حیوانات باعث آزار و اذیت شده ، طی دو اخطار کتبی به واحد مربوطه ، مالک و یا ساکن موظف به رفع مزاحمت میباشد.
8-9- گذاردن هر نوع وسیله ای در جلوی درب واحدها، راه پله ها، پاگردها، محوطه و پارکینگ ممنوع می باشد. سرایداران مکلف میباشند نسبا به جمع آوری موارد مذکور اقدام نمایند. پادری های متحد الشکل و یا گلدان هایی که با هزینه مجتمع تهیه می شوند از این قاعده مستثنی میباشند.
9-9- هرگونه استفاده شخصی از تجهیزات مشترک (مشاعات) توسط ساکنین ممنوع می باشد ودرصورت بروزخسارت علاوه بر اخذ هزینه خسارت طبق اعلام دفترمدیریت مبلغ 000/5000 ریال به عنوان جریمه اخذ خواهد شد .
10-9- تغییرات در هرکدام از بخش های مشاع ساختمان ممنوع می باشد ودرصورت بروزخسارت علاوه بر اخذ هزینه خسارت طبق اعلام دفترمدیریت مبلغ 000/5000 ریال به عنوان جریمه اخذ خواهد شد .
11-9- تعمیرات و تغییرات داخلی و خارجی که موجب صدمه به اسکلت و مشاعات ساختمان می شود ممنوع است و سایر تعمیرات و تغییرات داخلی آپارتمان ها و بخش های اختصاصی مانند انبار می باید با اطلاع و اخذ مجوز از مدیر مجتمع انجام شود.
12-9- هرگونه تغییر در نما، سردر و بالکن های اختصاصی ممنوع وموجب پیگرد قانونی می باشد.
13-9- نصب سایبان، نرده، گلدان- آنتن اختصاصی- بند (برای آویزان نمودن البسه که از بیرون ساختمان قابل رؤیت باشد) ،توری ، پرده و هرگونه مواردی که باعث تغییر در ظاهر نما میگردد ممنوع می باشد.
14-9- استفاده از سیم های برق، تلفن و آنتن در روی نمای ساختمان ممنوع می باشد.
15-9- نصب وانتشار هرگونه اطلاعیه و آگهی تبلیغاتی شخصی در محیط مجتمع ممنوع می باشد.
16-9- قراردادن اشیایی که وزن آن ها بیش از تحمل کف قسمت های اختصاصی می باشد، ممنوع می باشد.
17-9- واحدها مسئول جبران خسارت وارده به سایر واحدها و یا مجتمع در اثر گرفتگی لوله های فاضلآب، سررفتن آب وان و یا سینک می باشند که می بایست ظرف کمترین زمان ممکنه طبق نظر مدیر مجتمع صورت پذیرد.
18-9- در صورت ایجاد خسارت توسط ساکنین و میهمانان هر واحد به اموال عمومی مجتمع مراتب میباید سریعا به اطلاع مدیر اجرایی یا حراست ویا لابی من رسانیده شود و خسارت آن توسط هیئت مدیره برآورد و دریافت خواهد شد. درغیراین صورت وکتمان و یا عدم اطلاع رسانی علاوه بر دریافت خسارت مرتکب ملزم به پرداخت جریمه به مبلغ 000/500 ریال میباشد .
19-9- ایجاد صداهای ناهنجار و غیرمتعارف که باعث اذیت و آزار همسایگان میگردد در واحدها ممنوع میباشد.
20-9- استعمال دخانیات و رها کردن زباله در کلیه فضاهای عمومی اعم از راهروها و راه پله ها و لابی ها و پارکینگ های مجتمع ممنوع و مستوجب صدور اخطاریه میگردد و در صورت تکرار وصدور اخطار سوم با اعلام مدیر اجرایی مرتکب ملزم به پرداخت جریمه به مبلغ 000/500 ریال می باشد.
21-9- ساکنین مکلفند در صورت مسافرت نسبت به بستن فلکه های گاز و آب وقطع فیوز برق قسمتهای غیرضروری خود اقدام و مدیراجرایی ولابی من را نیز مطلع نمایند. درغیر اینصورت و بروز خسارت به ضرورت ودرجهت جلوگیری ازخسارت بیشتر درحضور مسئول حراست ولابی من ویکی از همسایگان مجاور اقدام به بازگشایی درب واحد و قطع فلکه آب و گاز وفیوزهای غیرضروری میگردد . بدیهی است به دلیل عدم اطلاع رسانی عوامل اجرایی و مجتمع هیچگونه مسیولیتی درقبال خسارات وتردد نخواهد داشت .
22-9- ورود و خروج کلیه خودروها و موتورسیکلت های متفرقه به داخل مجتمع ممنوع می باشد.
23-9- ساکنین در صورت مشاهده هرگونه تخلف در وظایف سرایدار و نگهبانان می بایست بدون هیچ گونه برخوردی با آنان موارد را از طریق پرتال و یا شکایت کتبی به مدیر مجتمع گزارش نمایند. مدیر مجتمع مکلف به رسیدگی واعلام نتیجه پیگیری به ساکن مربوطه در اسرع وقت میباشد .
24-9- مالکین و مستأجرین موظفند از واحد خود صرفاً به عنوان محل مسکونی استفاده نمایند و هرگونه استفاده غیر مسکونی اعم از خدماتی، تجاری، آموزشی و ...، حتی به صورت پاره وقت ممنوع می باشد . درغیر اینصورت از ارایه اینگونه خدمات جلوگیری و واحد مربوطه ملزم به پرداخت جریمه به مبلغ 000/000/5 ریال و درصورت تکرار علاوه برپرداخت جریمه برعلیه ساکن مربوطه اقدام قضایی خواهد شد .
25-9- تردد ساکنین در محوطه های عمومی (راه پله ها، راهروها، پارکینگ، حیاط) با البسه خارج از عرف و شئونات اسلامی ممنوع میباشد.
26-9 – به جهت حفظ حقوق ساکنان، برگزاری مراسم میهمانی، جشن و سوگواری که باعث اذیت و آزار همسایگان گردد در واحدها ممنوع میباشد . درصورت عدم رعایت این بند و شکایت ساکنان ، واحد مربوطه ضمن دریافت اخطاریه ملزم به پرداخت جریمه به مبلغ 000/000/5 ریال میگردد .
تبصره 25: بنا بر تقاضای ساکن و با هماهنگی مدیریت مجتمع اینگونه مراسم می بایست با اطلاع قبلی در سالن اجتماعات بلوکها برگزار گردد . مدیریت مجتمع موظف است نسبت به تجهیز سالنها و فراهم نمودن امکانات پذیرایی درحد شان ومنزلت ساکنان اقدام نماید.
27-9- نگهداری خارج از عرف مواد منفجره و محترقه وقابل اشتعال در فضای مجتمع اعم ازفضاهای (مشاع واختصاصی ) ممنوع میباشد. و اقدام کننده پس از تنظیم صورتجلسه به عنوان خاطی به مراجع انتظامی معرفی میگردد.
28-9- درجهت حفظ امنیت مجموعه وهمچنین شان ومنزلت میهمانان ، ساکنان مکلفند حراست مجموعه ولابی منها را از ورود میهمانان خود مطلع نمایند حراست مجموعه ولابی من ها موظند در کمال احترام نسبت به ورود افراد متفرقه و بدون هماهنگی به داخل مجتمع ممانعت بعمل آورند. لذا بدیهی است در راستای این مأموریت عوامل موظفند ضمن حفظ کرامت میهمانان نسبت به هماهنگی با واحد مربوطه اقدام نمایند .
29-9- مالکین و مستأجرین قبلی مکلفند 3 روز قبل از تخلیه واحد نسبت به دریافت برگه تسویه از مدیر مجتمع اقدام نمایند، در غیر این صورت از انتقال اثاثیه آنها ممانعت بعمل خواهد آمد.
30-9- مالکین و مستأجرین جدید باید نسبت به دریافت کلیدها و کنترل های پارکینگ از مالکین و مستأجرین قدیم اقدام نمایند. در هر حال مسئولیت پرداخت کلیه هزینه های ایمنی و پیشگیرانه (تعویض قفل دربها و رمز کنترل های پارکینگ مجتمع) بر عهده مالک و یا ساکن جدیدخواهد بود.
31-9- مالکین و ساکنین جدید ملزم می باشند نسبت به دریافت اساس نامه، مطالعه و امضای آن، تکمیل و تحویل فرم جمع آوری اطلاعات ساکنین و ارائه اصل و کپی صفحه اول و دوم شناسنامه اعضای خانواده و قرارداد خود به مدیر مجتمع، قبل از تحویل واحد اقدام نمایند. حضور ساکنان در مجتمع به منزله وقوف کامل ایشان از مندرجات اساسنامه وشرایط ومقررات سکونت در مجتمع میباشد .
32-9- اسباب کشی از ساعت 20:00 شب الی 9:00 صبح روز بعد ممنوع می باشد.
33-9- تمدید قرارداد مستاجران منوط به اخذ استعلام و تایید مدیر اجرایی مجتمع میباشد. بدیهی است از تمدید قرارداد و سکونت مستاجرانی که دارای تخلفات مکرر (طبق مفاد اساسنامه) میباشند، ممانعت بعمل خواهد آمد.
ماده ده – مواد این اساسنامه
این اساسنامه در 10 ماده و 103 بند و 24 تبصره در تاریخ 00/00/1398 به تصویب اکثریت اعضای مجمع رسیده و بمدت نامحدود برای تمامی مالکین و ساکنین الزم الاجرا می باشد.
و من ا.. التوفیق